2Krav og vilkår

Når du vet hva du har behov for kan du definere formelle krav og vilkår som leverandørene skal oppfylle.

Nedenfor finner du de viktigste elementene som bør defineres i en avtale. Videre belyser vi hvilken dokumentasjon du bør etterspørre for å være sikker på at du mottar tilbud fra kompetente og trygge leverandører. 

Godkjent renholdsbedrift

Det er forbudt å tilby renholdstjenester om du ikke er offentlig godkjent renholdsbedrift. Det er også forbudt å kjøpe tjenester av ikke godkjente leverandører. Du må derfor stille krav om at bedriften er oppført i Arbeidstilsynets renholdsregister.

Dersom renholdskontrakten er med en leverandør som ikke har egne ansatte til å utføre kontrakten, er det grunn til å gjennomføre flere undersøkelser om hvem som skal utføre arbeidet. Er de utførende renholderne en rekke enkeltpersonselskap som arbeider som selvstendig næringsdrivende, er det grunn til å følge med på om det er organisert slik for å unngå pliktene i arbeidsmiljøloven.

Oppstart og varighet av oppdraget

Her er det særlig viktig å tenke på varigheten. Hvor lenge gjelder kontrakten? Kan den forlenges? For eksempel vil det være ugunstig å ha for kort avtaletid, fordi leverandøren da har brukt ressurser på å lære opp og kanskje også ansette en person som skal ta seg av denne leveransen. Leverandørene liker forutsigbarhet for driften, og for korte avtaler fører ofte til at mange seriøse aktører ikke gir tilbud (eller krever høyere betaling). Samtidig er det heller ikke gunstig for deg som bestiller å gå gjennom anbudsprosessen for ofte.

Avvikssystem og rapportering

Har leverandøren en plan for oppfølging av kontrakten? Hva gjør leverandøren når det oppstår et avvik – altså når noe ikke er rengjort i henhold til avtalen? Hvor lang tid tar det før tiltak blir iverksatt, og hvor raskt er problemet fikset og avviket lukket?

Løsningsbeskrivelse

Tilbudene bør inneholde en redegjørelse for hvordan leverandøren har tenkt å gjennomføre oppdraget. Her bør leverandøren gi utfyllende informasjon om hvordan den funksjonelt og teknisk løser behovene du har, gjerne gjennom eksemplifisering.

Kompetanse i bedriften

Be om en beskrivelse av kompetansen til den personen som skal ha ansvar for oppfølging av oppdraget. Å kreve fagbrev og veldig mye erfaring hos den som skal gjøre arbeidet kan ofte være å be om for mye – og føre til at mange gode leverandører trekker seg – men kompetansen til den som har faglig ansvar og oppfølging er det viktig å få beskrevet. Det gir også god sammenlignbarhet mellom tilbudene. Det typiske er å be om CV-er til kontaktpersoner og ansvarlige.

Fakturarutiner

Et viktig punkt i renholdsavtaler er å beskrive når du som kunde skal faktureres, og hvor lang kreditt det skal være på fakturaen. Siden renhold er ferskvare – en tjeneste som leveres kontinuerlig – så har det blitt ganske vanlig å fakturere den 15. måneden før med forfall den 15. i gjeldende renholdsmåned, altså 30 dagers fakturabehandling der det blir dels forskudds- og etterskuddsbetaling vis-a-vis leveransen.

Utfordringer ved lang kredittid

Lang kredittid gir stort likviditetspress hos leverandørene, som igjen gjerne fører til at de må bruke færre folk på å gjøre samme arbeid. I et marked der alle leverandørene er forsvarlige aktører, vil dette kun føre til økte priser for kunden. For mer uoversiktlig markeder som renhold, kan lang kredittid føre til at de som ikke opptrer seriøst får bedre konkurransevilkår. Forsvarlige bedrifter er nødt til å ta hensyn til økte kostnader, mens bedrifter som ikke følger lovverket om overtid og arbeidstid, etc. ikke trenger å ta hensyn til slike kostnader.  

Det anbefales ikke å kreve at leverandøren først gjør tjenesten for deg, og så kreve at de skal vente veldig lenge på betaling. Profesjonelle bedrifter sørger for at ansatte får rett lønn til rett tid, mens mange useriøse lar de ansatte i beste fall vente på lønnen til de får oppgjør fra kunden. Det er påvist klar sammenheng mellom lang kreditt og useriøs og ulovlig virksomhet.

Prisregulering

Å be om en fast pris på oppdrag som skal vare i flere år oppfattes ikke som gunstig for noen. Fastpris over lengre perioder kan være nyttig for enkelte typer anskaffelser, men innen renhold er man pålagt å følge det lønnsnivået som ligger i loven og tariffavtalen (gjennom allmenngjøring av tariffavtalen [lenke]). 


Dersom man ikke årlig regulerer prisene etter lønnsoppgangen i samfunnet, så må bedriftene som skal prise tjenesten anslå hvor mye de tror lønninger og andre kostnader vil øke i perioden. Siden et slikt anslag innebærer en risiko, vil en forsvarlig leverandør som vil trygge bedriften måtte ta et påslag for denne risikoen. Oppdragsgiver ender da i noen tilfeller opp med å betale for en lønnsøkning før den egentlig kommer. La oss si at du ikke vet om kontakten vil vare i to eller fem år – da vil en leverandør måtte ta hensyn til lønnsnivået om fem år allerede fra første dag. Sier du opp kontrakten etter tre år, så kan du ha betalt for kostnadene i “år fem” hele veien. 

Dersom avtalen sier at prisene skal justeres årlig i henhold til tariff, så vil du unngå å få priser som tvinger hver leverandør til å spekulere om kostnadsutviklingen. 

Norsk Standard for renholdskontrakter viser til en indeks som fra SSB som et annet alternativ. Der reguleres prisene ved endringer i Statistisk Sentralbyrå (SSB) sin indeks «KPI-JAE Andre tjenester med arbeidslønn som dominerende prisfaktor» (tabell 05331). Reguleringen skjer med samme prosentsats som indeksen endres med. Veldig enkelt når du har funnet frem til tabellen.

Underleverandører

Renholdsbransjen er en dynamisk bransje der avtaler kommer og går, og der oppdragsmengden til et selskap kan vokse eller minke raskt. I praksis er det verken mulig eller ønskelig å kreve at leverandøren din ikke skal leie inn en underleverandør. I en avtale som går over større geografisk område, kan det for eksempel være enkelte perifere bygg som det ikke er lønnsomt å etablere egen avdeling. Det du derimot bør gjøre er sette maks antall ledd i kontrakten til to, slik at du beholder oversikten over hvem som utfører renhold i dine bygg. 

Oversiktlige forhold gjør også at du lettere kan ivareta dine plikter om påsyns- og informasjonsplikt (se faktabokser under). Du bør kreve tydelig informasjon og dokumentasjon om underleverandører, samt presisere krav om lovlighet i alle ledd.

Høring om underleverandører

Nærings- og handelsdepartemenet har for tiden en ny bestemmelse til vurdering om at offentlige oppdragsgivere skal få en plikt til å kreve at det maks er to ledd underleverandører i kontrakten. Bestemmelsen er på høring. Tilsvarende har norsk standard den samme begrensingen, slik at du som kunde skal kunne ha oversikt over forholdene.

Kompetanseplan

Seriøse aktører har ofte et ønske om å bygge opp kompetanse i bedriften, enten det gjelder å få flere fagbrev, kursing og sertifisering av ansatte, eller norskopplæring. Be gjerne leverandørene beskrive kompetanseplanen de har i bedriften. Det kan gi en indikator på faglighet, langsiktig tenking og seriøsitet.

NS-INSTA 800

Å vurdere “hva som er rent” har alltid vært en utfordring mellom bestiller og leverandør av renhold. I renholdsbransjen finnes det et standardverktøy som heter NS-INSTA 800 som bidrar til å standardisere renholdskvalitet.

Dette brukes av en god del rengjøringsselskaper, men ikke alle. På samme måte er det en del bestillere som har som krav at leverandører bruker NS-INSTA 800, men slett ikke alle.

Et generelt råd er at NS-INSTA 800 er et godt verktøy for å sikre felles forståelse av kvalitetskravene til renholdet, men at det er meningsløst å stille som krav at NS-INSTA 800 skal brukes hvis ikke bestilleren kan NS-INSTA 800.
Hvis du har et behov for en formalisering av kvalitetsnivået på renholdet, og ikke kan å bruke NS-INSTA 800, så anbefaler vi at driftsansvarlig/den som skal følge opp renholdet tar et NS-INSTA 800 kurs. 

Finn informasjon om kurs her.

Tildelingskriterier

Hvordan du legger vekt på for eksempel pris, kompetanse og andre faktorer må komme tydelig fram av kravspesifikasjonen din. Det gjelder både offentlig og privat sektor; det er ikke et krav i privat sektor, men det er nyttig for leverandørene å vite hva som er viktig for deg, så de kan prøve å matche dette med et relevant tilbud. Vi anbefaler å ta utgangspunkt i verktøyet 'Høyeste verdi' når du skal definere tildelingskriterier. 

Oppsigelsestid og heving av kontrakt

Hva som regnes for brudd på kontrakten, og hvor lang oppsigelsestiden skal være er definert i standardkontrakten NS 8431. Vi fraråder å spesifisere dette på en annen måte enn det som er standard.

Nullstilling

Ved inngåelse av ny kontrakt så skal lokalene nullstilles før den nye avtalen skal løpe, det vil si rengjøres til den standarden som er definert i behovsbeskrivelsen. Avhengig av hvor godt renholdet har vært tidligere kan dette være en omfattende jobb. Vi anbefaler ikke at pris for nullstilling tas med i anbudet, for det kan komplisere sammenligning av tilbudene.

Det som er vesentlig er at det bør stå i kontrakten at den nye avtalen skal være nullstilt ved kontraktsslutt, så man slipper å nullstille ved neste innkjøp.

Nyttige maler

• Mal for standardkontrakt

Vi anbefaler innkjøpere å benytte den norske standardkontrakten om fast renhold (NS 8431). Standarden tilfredsstiller de lovpålagte og øvrige krav til et profesjonelt samarbeid, slik at innkjøpsprosessen følger de viktige prinsippene om gjennomsiktighet, forutsigbarhet og etterprøvbarhet. Standardkontrakten kan kjøpes på standard.no. Med standardkontrakten slipper du å ta valg som du ellers bør eller må ta, jamfør en del punkter lenger ned. Kontrakten er ferdig forhandlet av profesjonelle innkjøpere og leverandører. Disse har sørget for at kontrakten gir balanse til partene. Dette fører til mindre konflikter, samt at kontrakten har tatt inn plikter du har etter annet lovverk. 

• Mal for konkurransegrunnlag

Difi har laget gode maler for å lage konkurransegrunnlag som du kan benytte deg av når du former tilbudsforespørselen din, uavhengig av om du er i offentlig eller privat sektor. Malene finner du på anskaffelser.no eller standard.no.


Allmenngjøring, informasjonsplikt og påseplikt

• Allmenngjøring

For renholdsbransjen vedtok Stortinget i 2011 allmenngjøring av tariffavtalen. Allmenngjøringen betyr blant annet at alle bedrifter som leverer renholdstjenester må betale sine ansatte samme minstelønn. Hovedmålet med allmenngjøring er å sikre utenlandske arbeidstakere like lønns- og arbeidsvilkår som norske arbeidstakere.

• Informasjonsplikt

Allmenngjøringen innebærer også at oppdragsgiver/bestiller har informasjonsplikt overfor bedriften som leverer renhold. Informasjonsplikten handler om at bestiller skal informere om at leverandørens arbeidstakere minst skal ha de lønns- og arbeidsvilkår som følger av allmenngjøringsforskrifter. Dette skal framgå av kontrakten mellom bestilleren og renholdsleverandøren. Den samme informasjonsplikten gjelder for leverandører når disse inngår avtaler med underleverandører.

• Påseplikt

Bestiller og hovedleverandør av et renholdsoppdrag har påseplikt. Påseplikt innebærer at det skal iverksettes systemer og rutiner for å undersøke og om nødvendig følge opp at allmenngjøringsforskrifter etterleves. Bestiller skal i mange tilfeller påse at lønns- og arbeidsvilkår er i overensstemmelse med gjeldende allmenngjøringsforskrift. Det samme gjelder hovedleverandøren dersom det benyttes underleverandører.

Påseplikten kan oppfylles for eksempel ved at det tas inn kontraktsklausuler om at arbeidstakere minst skal ha de lønns- og arbeidsvilkår som følger av allmenngjøringsforskrift, og at dette følges opp gjennom innhenting av dokumentasjon på arbeidstakeres lønns- og arbeidsvilkår.


Last ned informasjonsbrosjyre om allmengjøring for renholdsbransjen her.

Finn leverandører
Kontakt oss