bunn-logo_V2 logo_v2

3Innhente og vurdere tilbud

Fra utlysning av prosjekt til inngåelse av kontrakt.

Hvordan du gjennomfører selve tilbudsprosessen, og hvordan du henter inn tilbud reguleres i stor grad av behovene du har avdekket og hvilke formelle krav og vilkår du stiller. Konkurranseformen bør derfor velges ut fra kontraktens størrelse og kompleksitet. Merk at offentlige enheter og foretak er underlagt lover og regler for anskaffelser.

Offentlige anskaffelser

Alle offentlige enheter og foretak er underlagt lover og regler for anskaffelser. Ved store innkjøp (100 000 og oppover) skal det hentes tilbud fra minst 3 leverandører; for innkjøp over 500 000,- er det også krav om offentlig kunngjøring av oppdraget.

Renholdsportalen er et fint startsted for å få oversikt over innkjøpsprosessen, også for offentlige Innkjøpere. Men for de større innkjøpene må man i tillegg sette seg inn i de gjeldende lovene og reglene. Et godt sted å starte er Difis fagside anskaffelser.no.

Prekvalifisering?

Hvis du har et stort eller komplisert oppdrag, må du ta stilling til om du ønsker å legge ut jobben på et åpent eller lukket anbud. Ofte er det lurt å gjennomføre en prekvalifisering av leverandører før man ber leverandørene om tilbud, det vil si å invitere renholdsbedrifter du vet holder høyt nivå på anbudsrunden. Dette kan bidra til et passende antall deltakere, og det blir et større fokus på kvaliteten av tilbudsgivere og færre tilbud å evaluere fra leverandører som ikke har ønsket erfaring, faglig kompetanse og så videre.

Hvordan finne gode leverandører?

Svaret på dette er basert på sunn fornuft. Snakk med andre bedrifter som har tilsvarende lokaler og behov som du har, og hør hvem de bruker, og deres erfaringer med disse og andre leverandører. Be om referanser. I tillegg kan du gå til oversikten over leverandørene som er nærmest deg -  og som er medlem av NHO Service. Oversikten over NHO Service sine medlemsbedrifter finner du her.

Når du har funnet leverandørene du ønsker å vurdere, sende du tilbudsforespørselen med tydelig definerte behov og krav, og avtaler en befaring. 

Befaring

Når du har funnet potensielle leverandører – eller når du har startet en offentlig anbudsprosess – er det fornuftig og vanlig at de som skal gi tilbud kommer på befaring. Det kan være ressurssparende å gjøre det som en felles befaring for kandidatene du har funnet. 

På befaringen er det viktig å åpne for spørsmål fra leverandørene, så premissene for avtalen blir helt tydelige. Send helst ut alle spørsmål og dine svar skriftlig til alle leverandørene, så du sikrer likebehandling og tydelighet.

Vurdering av tilbudene

Det første du gjør – om du ikke har gjort det allerede – er selvsagt å sjekke om tilbyderne finnes i renholdsregisteret, så du vet at de er offentlig godkjente renholdsbedrifter.

Videre er det viktig å vurdere om tilbudene framstår som balanserte [her kan vi nevne NS 8431 som verktøy]. Hvis et tilbud prises veldig lavt, bør du undersøke om de overholder lovpålagt avlønning og andre arbeidsgiverkostnader. Er du i tvil, be gjerne de forskjellige leverandørene følge opp med en spesifikasjon på hvor mange timer de tenker å bruke, og om prisdifferansen bygger på et urealistisk lavt antall timer. Underbud vil ofte føre til problemer og mulig konflikt/misnøye lenger fram – så en leverandør med vesentlig lavere pris bør sannsynliggjøre at de får til å gjøre en god jobb innenfor rammene de beskriver.

Et nyttig verktøy her er selvkostkalkylen, som gir deg forklaring på hva som er sentrale kostnader for en leverandør som skal avlønne innenfor loven (ref. allmenngjøring av tariffavtalen). Verktøyet er nyttig dersom du ønsker å se på priser i et kritisk perspektiv i forhold til obligatoriske kostnader. Vær oppmerksom på at verktøyet ikke fanger opp variable kostnader, som også er en del av bedriftens kostnadsbilde. 

Du kan også bruke verktøyet Høyeste Verdi i vurderingen av tilbudene. Dette gjør det enkelt og oversiktlig å velge det mest økonomisk fordelaktige tilbudet, basert på tildelingskriteriene du har satt.

Utover det sjekker du selvsagt alle referanser, og dokumentasjon på kravene du tidligere har definert i tilbudsforespørselen.

Oppfølging og kontroll 

Dette er ikke en del av selve innkjøpet, men siden renhold er ferskvare – og ikke er en vare som du får og betaler for én gang – så vil oppfølgingen av kontrakten henge nøye sammen med innkjøpsprosessens behovs- og kravbeskrivelser. Noen punkter det kan være verdt å merke seg:

• Det er gjerne driftspersonell som følger opp leveransen til daglige, i henhold til kontrollen som er definert i avtalen. Det som er viktig å merke seg er at arbeidstakere (eller leietakere) i på din eiendom ikke kontakter renholdere(n) direkte med forespørsler og eventuelle klager, men tar dette inn til den som er ansvarlig for oppfølging.

• Når avtalen er i boks, er det helt essensielt at alle som blir berørt (ansatte, leietakere) får en god orientering om hva som skal gjøres rent, hvordan og hvor ofte. Mye misnøye og misforståelser kan unngås med en tydelig avklaring av forventninger. Om det er spesielle forutsetninger for at renhold skal gjennomføres (for eksempel ryddet pult, stoler oppå bord, etc.) så må dette være kjent i staben.

• Om avtalen legger opp til bruk av NS-INSTA 800 800, så brukes selvsagt dette verktøyet for bedømmelse av renholdskvaliteten.

Finn leverandører
Kontakt oss